Racjonalne planowanie swojego dnia pracy27 grudnia 2013

Rozległy zakres obowiązków wymaga umiejętności zarządzania sobą i swoimi zasobami w czasie. Istotna jest zdolność alokacji: w jaki sposób możemy zaplanować zadania, by osiągać jak najlepsze efekty?

R E K L A M A

 
 
 
 
 
 
 
Współczesne apteki stały się przedsiębiorstwami łączącymi w sobie pracę o charakterze usługowym oraz placówki zdrowia publicznego, w których kluczowymi celami są między innymi: zdrowie pacjentów, prestiż i społeczne uznanie, ale również sprzedaż i rentowność. W związku z tą specyfiką pracy wzrastają wymagania dotyczące rozwoju farmaceutów w zakresie kompetencji: osobistych, społecznych i technicznych. Ale nie tylko, dobrze abyśmy znali własne kompetencje – to, co nam wychodzi najlepiej, potrafimy zwykle wykonać nawet wtedy, kiedy ktoś nam przerywa lub czasu jest mało. Istotne jest także uwzględnianie w miarę możliwości naszych indywidualnych cykli dobowych, czyli krzywej zmiennej efektywności pracy.

Jak więc planować pracę, abyśmy byli jak najbardziej efektywni?

 
 
 
 

Zasady planowania zadań

„Człowiek planując co rano działania na nadchodzący dzień i wywiązując się z planu, trzyma w dłoni nić, która przeprowadzi go przez labirynt najbardziej skomplikowanego życia” – pisał wielki Francuz Victor Hugo.

 
Współcześnie jedną z reguł planowania dnia pracy jest zasada 60/20/20. Warto zaplanować jedynie 60 proc. czasu pracy. 20 proc. to tzw. bufor, który pozwala na realizację zadań, które zajęły więcej godzin niż planowaliśmy. Pozostałe 20 proc. pozostawia się na sytuacje nieprzewidziane lub trudności. Dobrze jest zaczynać dzień od zadań, które najbardziej nas stresują (odkładanie ich na później podwyższa znacząco poziom stresu i obniża jakość wykonywanej przedtem pracy) oraz od takich, które są dla nas najtrudniejsze. Pamiętajmy także o Zasadzie Pareto, która mówi, że 20 proc. nakładów, czasu, pieniędzy, energii przynosi 80 proc. efektów.

W czasie planowania zadań pamiętajmy że:

  • Rzeczy najważniejsze i wymagające największej koncentracji i uwagi powinny zostać wykonane w okresach naszej najwyższej wydajności (kiedy jesteśmy: wypoczęci lub w godzinach, na które przypada nasz „szczyt produktywności”). Zwykle najtrudniejsze zadania planuje się na początku.
  • Nowych zadań nie podejmujemy w czasie spadku wydajności, gdyż wydłuża się wtedy czas nauki, wzrastać może poziom irytacji.

 

Co zrobić, aby pracować efektywniej?

  1. W pracy ważne są przerwy – optymalny czas na odpoczynek, który nie rozprasza i nie wybija z rytmu pracy, to: 5-10 minut, co 1-1,5 godziny. Przerwa nie musi oznaczać „siedzenia przy kawie”. Możemy w tym czasie zająć się innymi czynnościami.
  2. Warto wykonywać ćwiczenia izometryczne (w Internecie można znaleźć krótkie zestawy).
  3. Warto zadbać o nagrody dla siebie: za czas, za uwagę, za koncentrację. Nagrody mogą być małe – krótka przerwa, smakołyk. Istotne, by nagradzać się za wykonane działania, a nie przed nimi, bo wtedy paradoksalnie motywacja spada.
  4. Jeżeli mamy bardzo dużo pracy, warto poprosić o wsparcie. Pamiętajmy, że pracujemy w zespole.
  5. Warto też znaleźć czas na rozmowę ze współpracownikami, aby np. powiedzieć o negatywnych emocjach wywołanych przez „trudnego” pacjenta.

 

Krzywa wydajności

Każdy człowiek ma swój określony cykl obrazujący możliwości fizyczne i psychiczne w ciągu dnia, a jego sprawność w ciągu doby ulega zmianie. Warto opracować własną krzywą, by potrafić przewidzieć okresy nadchodzącego zmęczenia i zaplanować najbardziej wymagające prace w czasie najwyższej efektywności organizmu. Zastanówmy się: w jakich godzinach jesteśmy najlepiej skoncentrowani, tak, że pracujemy szybko i sprawnie, kiedy potrzebujemy krótkiej przerwy np. na kawę, rozmowę, krótkie ćwiczenia, śniadanie itp.

Średnie wykresy wydajności wskazują, że szczyt możliwości człowieka do pracy w skupieniu i najwyższej koncentracji przypada na godzinę 11, a spadek na godziny popołudniowe. Kolejny wzrost wydajności aktywności to czas między 15 a 17, później następuje kolejne obniżenie wydajności pracy.

Zgodnie z opisanymi wytycznymi planowanie polegałoby na układaniu działań do wykonania w ciągu dnia, w zależności od stopnia ich trudności oraz ważności.

 

Prześlij dalej